英国格拉斯哥留学社区
Glasgow Chinese
掌握十二则技巧 Excel操作效率大大提高
amanda(2009/3/31 18:02:07) 点击:81781 回复:0 IP:212.* * *
amanda(2009/3/31 18:02:07) 点击:81781 回复:0 IP:212.* * *
Excel是我们常用的电子表格软件。如何把Excel用得更有效率？下面向您介绍几个快速使用Excel的技巧。
1、快速启动Excel
若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：
(1)启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“Start Menu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹。
(2)打开Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。
若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。
方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。
方法二：用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。
2、快速获取帮助
对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。
3、快速移动或复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
4、快速查找工作簿
您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：
(1)单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;
(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功;
(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。
5、快速打印工作表
若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
6、快速切换工作表
按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
7、快速切换工作簿
对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。
“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
8、快速插入Word表格
Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：
(1)打开Word表格所在的文件;
(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域;
(3)选中Word中的表格;
(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
9、快速链接网上的数据
您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：
(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令;
(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;
(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。
10、快速创建工具栏
通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。
11、快速创建工作簿
模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：
(1)打开一个要作为模板的工作簿;
(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框;
(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板(*.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹;
(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。
12、快速跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。
Excel使用技巧
⒈快速定义工作簿格式
首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。
⒉快速复制公式
复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：
一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。
也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。
还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。
⒊快速显示单元格中的公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
⒋快速删除空行
有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
⒌自动切换输入法
当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。
新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。
选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。
之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。
⒍自动调整小数点
如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。
单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。
完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。
⒎用“记忆式输入”
有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。
按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。
⒏用“自动更正”方式实现快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。
⒐用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。
Excel快捷键大全
在工作表中移动和滚动
向上、下、左或右移动单元格 箭头键
移动到当前数据区域的边缘 CTRL+ 箭头键
移动到行首 HOME
移动到工作表的开头 CTRL+HOME
移动到工作表的最后一个单元格。CTRL+END
向下移动一屏 PAGE DOWN
向上移动一屏 PAGE UP
向右移动一屏 ALT+PAGE DOWN
向左移动一屏 ALT+PAGE UP
移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+PAGE UP
移动到下一工作簿或窗口 CTRL+F6 或 CTRL+TAB
移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6
移动到已拆分工作簿中的下一个窗格 F6
移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格 SHIFT+F6
滚动并显示活动单元格 CTRL+BACKSPACE
显示“定位”对话框 F5
显示“查找”对话框 SHIFT+F5
重复上一次“查找”操作 SHIFT+F4
在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 TAB
处于END模式时在工作表中移动
打开或关闭 END 模式 END
在一行或列内以数据块为单位移动 END, 箭头键
移动到工作表的最后一个单元格. END, HOME
在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。 END, ENTER
处于“滚动锁定”模式时在工作表中移动
打开或关闭滚动锁定 SCROLL LOCK
移动到窗口中左上角处的单元格 HOME
移动到窗口中右下角处的单元格 END
向上或向下滚动一行 上箭头键或下箭头键
向左或向右滚动一列 左箭头键或右箭头键
用于预览和打印文档
显示“打印”对话框 CTRL+P
在打印预览中时
当放大显示时，在文档中移动 箭头键
当缩小显示时，在文档中每次滚动一页 PAGE UP
当缩小显示时，滚动到第一页 CTRL+上箭头键
当缩小显示时，滚动到最后一页 CTRL+下箭头键
用于工作表、图表和宏
插入新工作表 SHIFT+F11
创建使用当前区域的图表 F11 或 ALT+F1
显示“宏”对话框 ALT+F8
显示“Visual Basic 编辑器” ALT+F11
插入 Microsoft Excel 4.0 宏工作表 CTRL+F11
移动到工作簿中的下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中的上一个工作表 CTRL+PAGE UP
选择工作簿中当前和下一个工作表 SHIFT+CTRL+PAGE DOWN
选择当前工作簿或上一个工作簿 SHIFT+CTRL+PAGE UP
用于在工作表中输入数据
完成单元格输入并在选定区域中下移 ENTER
在单元格中折行 ALT+ENTER
用当前输入项填充选定的单元格区域 CTRL+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中上移 SHIFT+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中右移 TAB
完成单元格输入并在选定区域中左移 SHIFT+TAB
取消单元格输入 ESC
删除插入点左边的字符，或删除选定区域 BACKSPACE
删除插入点右边的字符，或删除选定区域 DELETE
删除插入点到行末的文本 CTRL+DELETE
向上下左右移动一个字符 箭头键
移到行首 HOME
重复最后一次操作 F4 或 CTRL+Y
编辑单元格批注 SHIFT+F2
由行或列标志创建名称 CTRL+SHIFT+F3
向下填充 CTRL+D
向右填充 CTRL+R
定义名称 CTRL+F3
设置数据格式
显示“样式”对话框 ALT+' （撇号）
显示“单元格格式”对话框 CTRL+1
应用“常规”数字格式 CTRL+SHIFT+~
应用带两个小数位的“贷币”格式 CTRL+SHIFT+$
应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+%
应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 CTRL+SHIFT+^
应用年月日“日期”格式 CTRL+SHIFT+#
应用小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午 CTRL+SHIFT+@
应用具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示 CTRL+SHIFT+!
应用外边框 CTRL+SHIFT+&
删除外边框 CTRL+SHIFT+_
应用或取消字体加粗格式 CTRL+B
应用或取消字体倾斜格式 CTRL+I
应用或取消下划线格式 CTRL+U
应用或取消删除线格式 CTRL+5
隐藏行 CTRL+9
取消隐藏行 CTRL+SHIFT+( 左括号
隐藏列 CTRL+0（零）
取消隐藏列 CTRL+SHIFT+)右括号
编辑数据
编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 F2
取消单元格或编辑栏中的输入项 ESC
编辑活动单元格并清除其中原有的内容 BACKSPACE
将定义的名称粘贴到公式中 F3
完成单元格输入 ENTER
将公式作为数组公式输入 CTRL+SHIFT+ENTER
在公式中键入函数名之后，显示公式选项板 CTRL+A
在公式中键入函数名后为该函数插入变量名和括号 CTRL+SHIFT+A
显示“拼写检查”对话框。 F7 键
插入、删除和复制选中区域
复制选定区域 CTRL+C
剪切选定区域 CTRL+X
粘贴选定区域 CTRL+V
清除选定区域的内容 DELETE
删除选定区域 CTRL+ 连字符
撤消最后一次操作 CTRL+Z
插入空白单元格 CTRL+SHIFT+ 加号
在选中区域内移动
在选定区域内由上往下移动。 ENTER
在选定区域内由下往上移动。 SHIFT+ENTER
在选定区域内由左往右移动。 TAB
在选定区域内由右往左移动。 SHIFT+TAB
按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。 CTRL+PERIOD
右移到非相邻的选定区域 CTRL+ALT+右箭头键
左移到非相邻的选定区域 CTRL+ALT+左箭头键
选择单元格、列或行
选定当前单元格周围的区域 CTRL+SHIFT+*（星号）
将选定区域扩展一个单元格宽度 SHIFT+ 箭头键
选定区域扩展到单元格同行同列的最后非空单元格 CTRL+SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到行首 SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的开始 CTRL+SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格 CTRL+SHIFT+END
选定整列 CTRL+SPACEBAR
选定整行 SHIFT+SPACEBAR
选定整个工作表 CTRL+A
如果选定了多个单元格则只选定其中的单元格 SHIFT+BACKSPACE
将选定区域向下扩展一屏 SHIFT+PAGE DOWN
将选定区域向上扩展一屏 SHIFT+PAGE UP
选定了一个对象，选定工作表上的所有对象 CTRL+SHIFT+SPACEBAR
在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换 CTRL+6
显示或隐藏“常用”工具栏 CTRL+7
使用箭头键启动扩展选中区域的功能 F8
将其他区域中的单元格添加到选中区域中 SHIFT+F8
将选定区域扩展到窗口左上角的单元格 SCROLLLOCK, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到窗口右下角的单元格 SCROLLLOCK, SHIFT+END
处于End模式时展开选中区域
打开或关闭 END 模式 END
将选定区域扩展到单元格同列同行的最后非空单元格 END, SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格 END, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格 END, SHIFT+ENTER
选择含有特殊字符单元格
选中活动单元格周围的当前区域 CTRL+SHIFT+*（星号）
选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组 CTRL+/
选定所有带批注的单元格 CTRL+SHIFT+O (字母 O)
选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。 CTRL+\
选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。 CTRL+SHIFT+|
选定当前选定区域中公式的直接引用单元格 CTRL+[ （左方括号）
选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格 CTRL+SHIFT+{ 左大括号
只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格 CTRL+] （右方括号）
选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格 CTRL+SHIFT+}右大括号
只选定当前选定区域中的可视单元格 ALT+; （分号）
选择图表工作表
选择工作簿中的下一张工作表。 CTRL+PAGE DOWN
选择工作簿中的上一个工作表。 CTRL+PAGE UP
[b] 用Shift键快速将Excel表格变图片 [/b]
Shift键在Word下有这样的妙处，如果我们在按下Shift键，同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。
利用这一功能，我们也可以将这方法移接到Excel中运用，把Excel一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。
方法如下：
首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。
另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。
1、快速启动Excel
若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：
(1)启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“Start Menu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹。
(2)打开Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。
若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。
方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。
方法二：用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。
2、快速获取帮助
对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。
3、快速移动或复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
4、快速查找工作簿
您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：
(1)单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;
(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功;
(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。
5、快速打印工作表
若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
6、快速切换工作表
按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
7、快速切换工作簿
对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。
“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
8、快速插入Word表格
Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：
(1)打开Word表格所在的文件;
(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域;
(3)选中Word中的表格;
(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
9、快速链接网上的数据
您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：
(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令;
(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;
(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。
10、快速创建工具栏
通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。
11、快速创建工作簿
模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：
(1)打开一个要作为模板的工作簿;
(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框;
(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板(*.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹;
(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。
12、快速跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。
Excel使用技巧
⒈快速定义工作簿格式
首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。
⒉快速复制公式
复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：
一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。
也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。
还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。
⒊快速显示单元格中的公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
⒋快速删除空行
有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
⒌自动切换输入法
当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。
新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。
选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。
之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。
⒍自动调整小数点
如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。
单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。
完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。
⒎用“记忆式输入”
有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。
按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。
⒏用“自动更正”方式实现快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。
⒐用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。
Excel快捷键大全
在工作表中移动和滚动
向上、下、左或右移动单元格 箭头键
移动到当前数据区域的边缘 CTRL+ 箭头键
移动到行首 HOME
移动到工作表的开头 CTRL+HOME
移动到工作表的最后一个单元格。CTRL+END
向下移动一屏 PAGE DOWN
向上移动一屏 PAGE UP
向右移动一屏 ALT+PAGE DOWN
向左移动一屏 ALT+PAGE UP
移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+PAGE UP
移动到下一工作簿或窗口 CTRL+F6 或 CTRL+TAB
移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6
移动到已拆分工作簿中的下一个窗格 F6
移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格 SHIFT+F6
滚动并显示活动单元格 CTRL+BACKSPACE
显示“定位”对话框 F5
显示“查找”对话框 SHIFT+F5
重复上一次“查找”操作 SHIFT+F4
在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 TAB
处于END模式时在工作表中移动
打开或关闭 END 模式 END
在一行或列内以数据块为单位移动 END, 箭头键
移动到工作表的最后一个单元格. END, HOME
在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。 END, ENTER
处于“滚动锁定”模式时在工作表中移动
打开或关闭滚动锁定 SCROLL LOCK
移动到窗口中左上角处的单元格 HOME
移动到窗口中右下角处的单元格 END
向上或向下滚动一行 上箭头键或下箭头键
向左或向右滚动一列 左箭头键或右箭头键
用于预览和打印文档
显示“打印”对话框 CTRL+P
在打印预览中时
当放大显示时，在文档中移动 箭头键
当缩小显示时，在文档中每次滚动一页 PAGE UP
当缩小显示时，滚动到第一页 CTRL+上箭头键
当缩小显示时，滚动到最后一页 CTRL+下箭头键
用于工作表、图表和宏
插入新工作表 SHIFT+F11
创建使用当前区域的图表 F11 或 ALT+F1
显示“宏”对话框 ALT+F8
显示“Visual Basic 编辑器” ALT+F11
插入 Microsoft Excel 4.0 宏工作表 CTRL+F11
移动到工作簿中的下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN
移动到工作簿中的上一个工作表 CTRL+PAGE UP
选择工作簿中当前和下一个工作表 SHIFT+CTRL+PAGE DOWN
选择当前工作簿或上一个工作簿 SHIFT+CTRL+PAGE UP
用于在工作表中输入数据
完成单元格输入并在选定区域中下移 ENTER
在单元格中折行 ALT+ENTER
用当前输入项填充选定的单元格区域 CTRL+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中上移 SHIFT+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中右移 TAB
完成单元格输入并在选定区域中左移 SHIFT+TAB
取消单元格输入 ESC
删除插入点左边的字符，或删除选定区域 BACKSPACE
删除插入点右边的字符，或删除选定区域 DELETE
删除插入点到行末的文本 CTRL+DELETE
向上下左右移动一个字符 箭头键
移到行首 HOME
重复最后一次操作 F4 或 CTRL+Y
编辑单元格批注 SHIFT+F2
由行或列标志创建名称 CTRL+SHIFT+F3
向下填充 CTRL+D
向右填充 CTRL+R
定义名称 CTRL+F3
设置数据格式
显示“样式”对话框 ALT+' （撇号）
显示“单元格格式”对话框 CTRL+1
应用“常规”数字格式 CTRL+SHIFT+~
应用带两个小数位的“贷币”格式 CTRL+SHIFT+$
应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+%
应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 CTRL+SHIFT+^
应用年月日“日期”格式 CTRL+SHIFT+#
应用小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午 CTRL+SHIFT+@
应用具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示 CTRL+SHIFT+!
应用外边框 CTRL+SHIFT+&
删除外边框 CTRL+SHIFT+_
应用或取消字体加粗格式 CTRL+B
应用或取消字体倾斜格式 CTRL+I
应用或取消下划线格式 CTRL+U
应用或取消删除线格式 CTRL+5
隐藏行 CTRL+9
取消隐藏行 CTRL+SHIFT+( 左括号
隐藏列 CTRL+0（零）
取消隐藏列 CTRL+SHIFT+)右括号
编辑数据
编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 F2
取消单元格或编辑栏中的输入项 ESC
编辑活动单元格并清除其中原有的内容 BACKSPACE
将定义的名称粘贴到公式中 F3
完成单元格输入 ENTER
将公式作为数组公式输入 CTRL+SHIFT+ENTER
在公式中键入函数名之后，显示公式选项板 CTRL+A
在公式中键入函数名后为该函数插入变量名和括号 CTRL+SHIFT+A
显示“拼写检查”对话框。 F7 键
插入、删除和复制选中区域
复制选定区域 CTRL+C
剪切选定区域 CTRL+X
粘贴选定区域 CTRL+V
清除选定区域的内容 DELETE
删除选定区域 CTRL+ 连字符
撤消最后一次操作 CTRL+Z
插入空白单元格 CTRL+SHIFT+ 加号
在选中区域内移动
在选定区域内由上往下移动。 ENTER
在选定区域内由下往上移动。 SHIFT+ENTER
在选定区域内由左往右移动。 TAB
在选定区域内由右往左移动。 SHIFT+TAB
按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。 CTRL+PERIOD
右移到非相邻的选定区域 CTRL+ALT+右箭头键
左移到非相邻的选定区域 CTRL+ALT+左箭头键
选择单元格、列或行
选定当前单元格周围的区域 CTRL+SHIFT+*（星号）
将选定区域扩展一个单元格宽度 SHIFT+ 箭头键
选定区域扩展到单元格同行同列的最后非空单元格 CTRL+SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到行首 SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的开始 CTRL+SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格 CTRL+SHIFT+END
选定整列 CTRL+SPACEBAR
选定整行 SHIFT+SPACEBAR
选定整个工作表 CTRL+A
如果选定了多个单元格则只选定其中的单元格 SHIFT+BACKSPACE
将选定区域向下扩展一屏 SHIFT+PAGE DOWN
将选定区域向上扩展一屏 SHIFT+PAGE UP
选定了一个对象，选定工作表上的所有对象 CTRL+SHIFT+SPACEBAR
在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换 CTRL+6
显示或隐藏“常用”工具栏 CTRL+7
使用箭头键启动扩展选中区域的功能 F8
将其他区域中的单元格添加到选中区域中 SHIFT+F8
将选定区域扩展到窗口左上角的单元格 SCROLLLOCK, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到窗口右下角的单元格 SCROLLLOCK, SHIFT+END
处于End模式时展开选中区域
打开或关闭 END 模式 END
将选定区域扩展到单元格同列同行的最后非空单元格 END, SHIFT+ 箭头键
将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格 END, SHIFT+HOME
将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格 END, SHIFT+ENTER
选择含有特殊字符单元格
选中活动单元格周围的当前区域 CTRL+SHIFT+*（星号）
选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组 CTRL+/
选定所有带批注的单元格 CTRL+SHIFT+O (字母 O)
选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。 CTRL+\
选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。 CTRL+SHIFT+|
选定当前选定区域中公式的直接引用单元格 CTRL+[ （左方括号）
选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格 CTRL+SHIFT+{ 左大括号
只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格 CTRL+] （右方括号）
选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格 CTRL+SHIFT+}右大括号
只选定当前选定区域中的可视单元格 ALT+; （分号）
选择图表工作表
选择工作簿中的下一张工作表。 CTRL+PAGE DOWN
选择工作簿中的上一个工作表。 CTRL+PAGE UP
[b] 用Shift键快速将Excel表格变图片 [/b]
Shift键在Word下有这样的妙处，如果我们在按下Shift键，同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。
利用这一功能，我们也可以将这方法移接到Excel中运用，把Excel一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。
方法如下：
首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。
另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。
